Zásady ochrany osobních údajů

Rozsah

Tato Politika ochrany osobních údajů je závazná pro společnost WAY UP a její zaměstnance. Týká se veškerého zpracování osobních údajů, na které se vztahuje GDPR a národní legislativa členských států.

Postupy a kompetence

Následující odstavce popisují postupy, které společnosti WAY UP dodržují při zpracování osobních údajů.

Všeobecné povinnosti

Společnost WAY UP zavedla a bude nadále zavádět vhodná technická a organizační opatření, která zajistí ochranu osobních údajů před jejich zneužitím, ztrátou či poškozením, a bude s údaji zacházet v souladu s GDPR a národní legislativou členských států v oblasti ochrany osobních údajů. Ochrana osobních údajů se vztahuje na zpracování osobních údajů partnerů a zaměstnanců společnosti WAY UP, jejich rodinných příslušníků, uchazečů o zaměstnání, zákazníků a dalších fyzických osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány společností WAY UP.

Základní zásady ochrany osobních údajů

Společnost WAY UP při zpracování osobních údajů respektuje základní zásady stanovené v GDPR. Příslušné základní zásady jsou uvedeny níže:

• zásada zákonnosti - před zpracováním osobních údajů musí být stanoven alespoň jeden právní základ zpracování,
• zásada účelového omezení - zpracování osobních údajů pouze za předem stanoveným účelem,
• zásada minimalizace údajů - zpracování pouze osobních údajů nutných, relevantních a přiměřených danému legitimnímu účelu,
• zásada korektnosti a transparentnosti - otevřenost a transparentnost zpracování vůči subjektům údajů,
• zásada integrity a důvěrnosti, aplikace principu přístupu pouze k nezbytným informacím - implementace nutných organizačních a technických opatření za účelem zajištění omezení přístupu k osobním údajům, aby nemohlo docházet k jejich neoprávněnému nebo protiprávnímu zpracování,
• zásada přesnosti - zpracování přesných a aktuálních osobních údajů,
• režim kontrolovaného řízení změn a případné následné přípravě posouzení vlivu na ochranu osobních údajů,
• definice rolí osob zúčastněných na ochraně osobních údajů.

Právní základy zpracování a účely zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů je vždy založeno na právních základech zpracování, mezi které patří souhlas se zpracováním osobních údajů, splnění právní povinnosti, splnění smlouvy, oprávněný zájem, veřejný zájem nebo ochrana zájmů subjektu údajů.

Předávání osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny třetí straně v postavení zpracovatele na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Osobní údaje mohou být rovněž zpřístupněny jiné třetí straně v postavení správce nebo společného správce na základě příslušných smluvních ujednání.

V případě požadavků na opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení zpracování informuje společnost WAY UP za určitých podmínek příslušné třetí strany, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, s výjimkou situací, kdy takové informování není proveditelné nebo vyžaduje nepřiměřené úsilí. Společnost WAY UP informuje subjekt údajů o třetích stranách, jimž byly dotčené osobní údaje zpřístupněny, pouze na žádost subjektu údajů.

Práva subjektů údajů

Společnost WAY UP podniká všechny kroky nutné k tomu, aby subjekty údajů mohly vykonávat svá práva stanovená GDPR. Ve vztahu ke zpracování osobních údajů patří mezi práva subjektů údajů právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu, omezení zpracování, přenositelnost nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů.

Subjekty údajů mohou uplatnění svých práv požadovat prostřednictvím písemné žádosti prostřednictvím příslušného vyplněného formuláře žádosti, který je dostupný níže v sekci Ke stažení. Žadatel podepíše formulář elektronickým podpisem a zašle prostřednictvím datové schránky: 7a8i5nc, e-mailem: info@wayup.cz nebo úředně ověřenou kopii doručí osobně na adresu provozovny: Chýnovská 855, 391 11 Planá nad Lužnicí.

Role a povinnosti

Společnost WAY UP a její statutární orgány jsou odpovědné za zajištění souladu s GDPR a příslušnou národní legislativou členských států v oblasti ochrany osobních údajů.

Povinnosti vlastníků údajů a všech zaměstnanců

Všichni vlastníci údajů v rámci společností WAY UP a všichni zaměstnanci mají povinnost osobní údaje zpracovávat v souladu s interními předpisy společností WAY UP, GDPR a další národní legislativou členských států v oblasti ochrany osobních údajů.

Ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů

Společnost WAY UP vyhodnocuje veškerá domnělá porušení zabezpečení osobních údajů neprodleně. Pokud porušení zabezpečení osobních údajů splňuje požadavky na ohlášení příslušnému dozorovému úřadu a/nebo subjektům údajů, tuto povinnost splní do 72 hodin od porušení zabezpečení osobních údajů.

Výmaz osobních údajů

Společnost WAY UP zpracovává osobní údaje pouze po nezbytnou dobu. Za následujících okolností se osobní údaje vymazávají nebo anonymizují:

• zánik účelu zpracování osobních údajů, aniž by pro dané osobní údaje existoval jiný účel zpracování,
• osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány,
• odvolání souhlasu subjektu údajů, aniž by pro dané osobní údaje existoval jiný právní základ zpracování,
• námitka subjektu údajů proti zpracování, aniž by existovaly jiné převažující oprávněné důvody,
• protiprávní zpracování osobních údajů.

Společnost WAY UP při výmazu a anonymizaci klade důraz na dodržování nezbytných bezpečnostních opatření.

Správa dokumentů

Společnost WAY UP nakládá s dokumenty v souladu s GDPR. Pravidla pro přijímání, evidování, oběh, ukládání a vyřazení (skartaci) dokumentů ve společnosti WAY UP jsou zakotvena ve spisovém a skartačním řádu.

Po ukončení archivační doby jsou dokumenty vyřazeny v souladu s nastaveným skartačním řízením, a to s prokazatelným záznamem (schválení vlastníkem dokumentů; schválení příslušného státního oblastního archivu; potvrzení o skartaci).

Zveřejňování osobních údajů ve veřejných médiích a na intranetu

Společnost WAY UP může osobní údaje zveřejnit na intranetu, internetu nebo v jakémkoli jiném médiu pouze se souhlasem dotčeného subjektu údajů, pokud v konkrétním případě neexistuje jiný právní základ zpracování.

Informace o zpracování osobních údajů

Pokud společnost WAY UP získává osobní údaje týkající se subjektů údajů přímo od těchto subjektů údajů, jsou těmto subjektům informace o zpracování jejich osobních údajů poskytnuty v okamžiku získání osobních údajů. Pokud osobní údaje nejsou získány přímo od subjektů údajů, jsou jim informace o zpracování poskytnuty následně, většinou při první komunikaci s daným subjektem.

Informace o vybraných zpracováních osobních údajů, v případech, kdy není možné informace o zpracování poskytnout subjektům údajů při jejich získání, jsou dostupné níže v sekci Ke stažení.

Formuláře na webu

Při odeslání formuláře na webu (poptávka, přihláška do zaměstnání nebo reference) ukládáme spolu s jeho obsahem také IP adresu, ze které byl odeslán. Používáme ji pouze k ochraně formulářů před spamem a zneužitím na základě oprávněného zájmu, nepředáváme ji třetím stranám a uchováváme ji jen po dobu uložení odeslané zprávy.