Digitalizace a skenování dokumentů
Hlavním přínosem digitalizace/skenování dokumentů je vyšší efektivita v procesu práce s dokumenty. Přístup k informacím v digitální podobě je rychlý a snadný bez ohledu na to, kde se uživatel nachází Naskenované dokumenty se ukládají jako elektronické obrazy do libovolných formátů (TIF, PDF, JPEG apod.). Takto mohou být dále zpracovány pomocí technologie OCR (Optical Character Recognition) - optické rozpoznání znaků a převedeny do upravitelné textové podoby (např. formát .doc - Microsoft Word). Pokročilejší OCR technologie pak umožňují vytěžovat pouze určitá, relevantní data, která mohou být automaticky zpracována (např. automatické rozpoznání a zaúčtování dodavatelských faktur do ekonomického informačního systému/ERP). Elektronický dokument může být včetně svých metadat uložen do zabezpečeného úložiště, kde může být kdykoliv okamžitě vyhledán, zpřístupněn oprávněným uživatelům nebo dále distribuován a zpracováván. Pro samotné uložení je ale v mnoha případech dostačující médium DVD/CD s dlouho životností
Výhody digitalizace dokumentů
- Archivace s minimálními prostorovými nároky. Na 1 DVD může být uloženo až 100.000 dokumentů.
- Prostory pro papírový archiv jsou využívány pro něco jiného, např. další kancelář.
- Elektronické dokumenty se dají sdílet nebo jsou k dispozici přes vzdálený přístup i pro více uživatelů zároveň.
- Finanční úspora na kopírování a tištění dokumentů, možnost označení dokumentů časovým razítkem a následná skartace.
- Snadné a okamžité vyhledávání.
- Eliminace ročního papírového přírůstku.
- Není třeba práce s originálem.
- Minimální riziko poškození, ztráty či neoprávněného přístupu k dokumentům.
- Výrazně efektivnější zpracování podnikové agendy a její kontrola (workflow, historie přístupů atd.)
- Snížení pracovní síly pro administrativu a navýšení její produktivity práce.
- Ohleduplnost k životnímu prostředí.
Možnosti uložení a správy digitálních dat
Data se nejčastěji ukládají na CD nebo DVD nosiče. Další možností uložení je na datový server umístěný v internetu, kde mají jednotliví uživatelé přístup k informacím 24 hodin denně z jakéhokoliv počítače - lze nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance.
Ideální je dále v organizaci zavést speciální informační systém, tzv. Document Management System, který bude centrálně naskenovaná data spravovat. Celý archiv tak bude na jednom místě, jednotliví uživatelé do něj budou mít přesně definovaný přístup a budou tak moci velice jednoduše, ale přitom komplexně spravovat digitální archiv.
Proč se rozhodnout pro digitalizaci
Digitalizace (tedy skenování) dokumentů dnes patří mezi velmi vyhledávané služby především díky možnostem, výhodám a vlastnostem, kterými digitální dokument (resp. digitální archiv) disponuje. Již samotný převod do elektronické podoby zaručí, že dokumenty budou velmi jednoduše a rychle dohledatelné, nikdy se neponičí, nezastarají a udrží si svou čitelnost prakticky po neomezeně dlouhou dobu.
Další nezanedbatelnou výhodou je ušetření prostor - i extrémně velké elektronické archivy nezaberou více než několik počítačových disků (a to už jsou archivy řádově s miliony dokumentů).
Digitalizace dokumentů spolu se zavedením DMS systému znamenají zásadní volbu pro budoucnost, která vede k vysokému nárůstu efektivity práce ve Vaší společnosti a snížení provozních nákladů.
Dokumenty digitalizujeme ve všech známých formátech a zajišťujeme následné služby:
- Definování všech cílových dokumentů určených k digitalizačnímu zpracování
- Zabezpečený a chráněný odvoz na digitalizační centrální pracoviště
- Kontrola dokumentů a příprava k digitalizaci, následná indexace
- Skenování a validace dat a následné uložení v el. podobě
- Vytěžování dokumentů pomocí OCR, ICR, OMR
- Archivace papírových dokumentů
- Systémová skartace
